Enregistrer les entretiens par téléphone, Skype ou Zoom

Surtout à une époque où la vie publique est presque paralysée et où les contacts personnels sont largement évités, il faut recourir aux interviews à distance .

En principe, les possibilités d'entretiens à distance vont de la version écrite, par exemple par e-mail, aux conférences téléphoniques et aux vidéoconférences, par exemple avec Skype ou Zoom.

Vous trouverez ci-dessous des informations sur les outils et les techniques ainsi que les meilleurs trucs et astuces pour mener et enregistrer avec succès des entretiens à distance.

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Les cinq conseils les plus importants pour les entretiens à distance

1. Laissez l'interlocuteur décider : Le choix de l'outil doit être fait en fonction des circonstances techniques et des préférences de l'interlocuteur.
2. Le plus simple est le mieux : si vous-même ou votre interlocuteur n'avez jamais utilisé Skype ou Zoom, par exemple, il convient d'utiliser des méthodes plus simples, comme le téléphone. Plus les programmes et les fonctions sont utilisés, plus les sources d'erreur sont nombreuses.
3. Pas d'entretien à distance sans essai : il est important de procéder à un essai complet, y compris l'écoute de l'enregistrement d'essai. Certaines sources d'interférence (par exemple, les interférences des téléphones portables) ne peuvent être détectées que pendant l'enregistrement.
4. Faites attention à la protection des données : Lors d'un enregistrement via un prestataire tiers (par exemple Skype ou Zoom), les données sont parfois stockées dans des nuages à l'étranger, ce que certains interlocuteurs n'acceptent pas. Tous les participants doivent donner leur accord explicite ou choisir une autre variante (par exemple, un entretien téléphonique).
5. Préparez bien : Il est préférable de lire le Livre électronique disponible gratuitement sur abtipper.de pour obtenir de nombreux autres conseils utiles et tester tous les fournisseurs et outils possibles !

Table des matières de cet article

• Entretiens à distance : Avantages et inconvénients
• Exigences techniques pour mener des entretiens à distance
• Enregistrer unappel téléphonique fixe
• Enregistrer uneconférence téléphonique
• Applications pour smartphones permettant d'enregistrer des entretiens téléphoniques
• EnregistrerSkype
• Enregistrer lesGoogle Hangouts
• Zoom d' enregistrement
• Montrer lematériel d'illustration en ligne
• Entretiensécrits à distance
• Protection des données pour les entretiens à distance

Entretiens à distance : Avantages et inconvénients

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Classiquement, la norme en matière de recherche sociale qualitative est l'entretien personnel, ou l'entretien en face à face. Il est généralement choisi en raison de sa facilité d'accès, également dans le cadre d'études de marché ou, par exemple, pour les thèses des étudiants. 

Néanmoins, les entretiens à distance sont de plus en plus populaires. Même en dehors des périodes de corona, ils offrent de nombreux avantages par rapport aux entretiens classiques en face à face. Lorsque l'on choisit une méthode de recherche, il faut être conscient de ces avantages, mais aussi de ses inconvénients :

En principe, les entretiens à distance peuvent certainement être décrits comme un bon substitut aux entretiens classiques en face à face. Ici aussi, il est possible de collecter des données valables et, en raison de la plus grande variabilité
de la composante géographique, les possibilités de sélection des interlocuteurs potentiels sont considérablement plus grandes. Cependant, il est important d'avoir des connaissances techniques de base afin de mener les entretiens. Cet aspect sera examiné plus en détail dans le chapitre suivant.

Exigences techniques pour mener des entretiens à distance

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Tout comme pour les entretiens en face-à-face sur site, il existe de nombreux prérequis pour les entretiens à distance.

Le moyen le plus simple : par écrit ou par téléphone.

Fondamentalement, on peut faire une distinction entre un entretien réalisé par téléphone et un entretien via l'un des nombreux fournisseurs de conférence en ligne, tels que Skype ou Zoom. Pour les entretiens téléphoniques, tout ce dont vous avez besoin est le téléphone lui-même et un moyen d'enregistrer la conversation. Ce qu'il faut exactement prendre en compte est expliqué ci-dessous. L'entretien peut également être réalisé par courrier postal ou électronique. Cela nécessite peu de connaissances techniques.

Conférences en ligne : Avec ordinateur et casque

La condition préalable la plus importante pour mener un entretien à distance à l'aide d'un outil de conférence en ligne est, bien entendu, la présence d'un ordinateur et du programme correspondant tel que Skype ou similaire.

Cependant, il existe deux autres facteurs cruciaux pour enregistrer une bonne interview. La première est l' utilisation d'un casque ou d'écouteurs adaptés. Ceci est particulièrement important pour que, pendant l'entretien, le son ne soit pas reproduit par les haut-parleurs de l'ordinateur portable et qu'un effet d'écho soit créé. En outre, la qualité du son est généralement bien meilleure avec des écouteurs et les bruits ambiants gênants sont bloqués, ce qui vous permet de vous concentrer sur la conversation. Il est conseillé d'utiliser des écouteurs qui possèdent également un microphone intégré, car les microphones intégrés à l'ordinateur n'offrent généralement qu'une qualité d'enregistrement moyenne.

La vidéoconférence : Webcam avec une qualité d'image suffisante

La deuxième exigence centrale est la présence d'une caméra afin de recréer au mieux la situation de la conversation en face à face. Presque tous les ordinateurs portables sont déjà équipés d'une webcam offrant une qualité d'image suffisante. Si, par contre, on utilise un PC de bureau, il faut acheter une webcam externe. Dans les deux cas, la qualité de l'image doit être si élevée que vous pouvez très bien voir votre interlocuteur. Une résolution d'au moins 1920×1080 pixels (Full HD) et une fréquence d'images de 30 images par seconde (FPS) sont recommandées.

Nous vous conseillons également de connecter l'ordinateur directement au routeur avec un câble LAN pendant toute la durée de l'entretien, car la qualité du WLAN peut fortement fluctuer dans certaines circonstances et cela peut avoir une influence négative sur le déroulement de l'entretien. D'une manière générale, une connexion Internet stable est bien sûr une condition de base si l'entretien se déroule via Internet.

En outre, il est judicieux de toujours effectuer un essai préalable pour vérifier si la fonctionnalité de la technologie audio et vidéo est donnée. Outre les aspects techniques déjà mentionnés, les éléments suivants doivent également être pris en compte pour un entretien à distance :

• Code vestimentaire: Choisissez des vêtements adaptés à votre interlocuteur.
  
  
• Fond: si possible, le lieu de la conversation doit être choisi de manière à ce que vous soyez devant un fond neutre qui ne vous distraira pas pendant la conversation. Cela signifie également que l'éclairage doit être suffisant. La lumière directe ou les ombres doivent être évitées.
  
  
• Évitez les perturbations: La préparation de la conversation comprend également l'élimination des sources possibles d'interférence, par exemple en mettant le smartphone en mode silencieux et en n'ayant pas de fenêtre ouverte dans la pièce.
  
  
• Contact avec les yeux: Même si le visage de l'interlocuteur est affiché à l'écran, vous devez essayer de regarder dans la caméra autant que possible pour transmettre votre intérêt et votre attention.

Enregistrement d'un appel téléphonique fixe

Il existe une méthode très simple pour enregistrer des entretiens à distance avec une personne interrogée, qui ne nécessite pas l'utilisation d'ordinateurs, de logiciels ou de l'internet.

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Pour ce faire, il suffit d'appeler la personne interrogée par téléphone fixe ou mobile, de mettre votre propre téléphone sur haut-parleur, de placer un appareil d'enregistrement (dictaphone ou téléphone mobile) à côté et d'enregistrer la conversation.

Tous les téléphones fixes et mobiles disponibles dans le commerce sont déjà équipés d'un haut-parleur intégré, ce qui vous permet de régler facilement le téléphone sur le mode fort et d'effectuer ainsi un enregistrement. La fonction correspondante peut généralement être activée et désactivée en appuyant sur le bouton avec un haut-parleur stylisé.

Certains anciens téléphones fixes peuvent ne pas disposer de cette fonction. Dans ces cas, le son provenant uniquement de l'écouteur est trop faible pour un enregistrement raisonnable, c'est pourquoi l'option d'enregistrement décrite ici n'est pas possible.

Il suffit de placer un appareil d'enregistrement directement à côté du haut-parleur du téléphone et de l'utiliser pour enregistrer la conversation. Dans ce cas, il est recommandé d'effectuer l'appel via le réseau fixe et d'utiliser un dictaphone pour l'enregistrement.

Bien sûr, vous pouvez aussi appeler avec un téléphone portable, le régler sur le mode fort, placer un autre smartphone à côté et l'utiliser pour enregistrer la conversation. Toutefois, des interférences peuvent parfois se produire si les ondes radio des appareils se chevauchent et interfèrent les unes avec les autres. Cette interférence peut être si grave que la transcription et l'évaluation ultérieures sont rendues beaucoup plus difficiles. Lors de l'enregistrement, il n'est pas possible de déterminer avec certitude s'il y a une telle interférence dans un cas particulier ; cela ne peut être découvert qu'en écoutant l'enregistrement. Dans ce cas, il est donc fortement recommandé d'effectuer un appel de test et un enregistrement de test afin d'exclure ces bruits parasites qui se produisent parfois.

Cette option d'enregistrement très simple des entretiens à distance est particulièrement adaptée aux entretiens individuels où les signaux non verbaux de l'interlocuteur sont moins pertinents. Si ce n'est pas le cas ou si les entretiens sont des entretiens de groupe, la méthode qui vient d'être décrite est moins recommandable.

Enregistrer des conférences téléphoniques

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Une conférence téléphonique est rapide à mettre en place et facile à réaliser. De nombreux fournisseurs peuvent être trouvés sur internet, certains gratuitement. Il existe un grand nombre de fournisseurs adéquats possédant des certificats du TÜV ou d'autres institutions comparables. Nous vous présentons ci-dessous les meilleurs fournisseurs.

Un simple téléphone fixe ou mobile suffit pour une conférence téléphonique. Pour lancer la conférence téléphonique, il faut d'abord l'enregistrer auprès d'un fournisseur approprié. En général, il suffit d'un nom et d'une adresse électronique ; pour les fournisseurs payants, des informations supplémentaires telles que l'adresse de facturation sont requises.

Une fois que le fournisseur de téléconférence a activé l'appel, une salle dite de téléconférence vous est attribuée. Tous les participants peuvent se connecter à cette salle virtuelle. À cette fin, les participants reçoivent un numéro d'appel et un code PIN de conférence. Avec ces données, chacun peut enfin se connecter à la conférence, en utilisant son téléphone ou son téléphone portable.

Avec de nombreux fournisseurs, la conférence ne commence que lorsqu'au moins deux participants ont composé le numéro. Pour des raisons d'organisation, il est préférable qu'une seule personne prenne en charge la gestion de la conférence. Selon le fournisseur, un NIP distinct pour le responsable de la conférence peut également être demandé pour cette personne.

Le responsable de la conférence peut également assumer la fonction de modérateur, en prenant en charge des tâches telles que l'ouverture de la conversation et la présentation et la désignation des différents intervenants. Cela facilite également l'attribution ultérieure du locuteur lors de la transcription ultérieure (voir également l'article séparé sur les discussions de groupe). Le modérateur veille également au respect du temps, coordonne les interventions et résume à nouveau les points les plus importants à la fin de la conférence.

Si la conférence téléphonique est enregistrée, tous les participants doivent en être informés à l'avance. En outre, il convient de convenir qui supportera les coûts de la conférence, les participants, l'animateur de la conférence ou l'entreprise.

En tant que fournisseur pour une conférence téléphonique, nous recommandons :

easyAudio (https://easy-audio.de/)

• Coûts de 9 cents par minute et par abonné
• Sans engagement contractuel, peut également être utilisé sans enregistrement
• Simple et clair
• Pour un maximum de 20 participants
• Possibilité de conférence Web (partage d'écran)
• NIP du modérateur possible
•  Fonction d'enregistrement possible

Le fournisseur simple : Avec easyAudio, la conférence téléphonique peut être lancée directement. Il vous suffit de cliquer sur le bouton "start now" du site web et vous recevrez immédiatement un code PIN (utilisable pendant 3 jours) et un numéro d'appel. L'inscription n'est pas nécessaire, mais possible si une salle de conférence doit être réservée de manière permanente. L'avantage est que le code PIN est valable indéfiniment, que la fonction de modérateur est activée, qu'une conférence Web gratuite, c'est-à-dire le partage de contenus d'écran ainsi que des fonctions de chat, est mise en place et que la fonction d'enregistrement est activée. Dans l'ensemble, tous les services du fournisseur sont faciles à utiliser et la conférence téléphonique peut commencer rapidement et sans complications.

meetyoo (https://meetyoo.com/de/produkte/business-meeting/)

• Coût de 9 cents par minute et par participant (BusinessMeeting Flex)
• Possibilité de conférence Web (partage d'écran)
• Numéros d'appel internationaux
• Pour un maximum de 50 participants
• Connexion avec un code PIN de sécurité supplémentaire
• Fonction d'enregistrement libre

Le fournisseur professionnel : meetyoo s'adresse principalement aux entreprises et propose différents tarifs avec le prix à la minute ou au mois. Les abonnements mensuels peuvent être annulés chaque mois. Dans tous les tarifs, il est possible de contrôler la conférence en ligne, de partager l'écran, d'enregistrer la conférence téléphonique ou web, de planifier la conférence via Outlook et d'inviter les participants à se connecter avec leur ordinateur. Sur demande, des conférences de plus de 50 participants peuvent également être organisées. Meetyoo offre ainsi toutes les fonctions importantes nécessaires à une conférence et peut être étendu individuellement avec d'autres fonctions sur demande.

SmartConference (https://www.smartconference.de/)

• Conférences téléphoniques à un prix fixe (29,90 euros/mois, annulable mensuellement)
• Commande en ligne facile et rapide
• Pour un maximum de 25 participants
• Numéros d'appel internationaux
• Fonction d'enregistrement libre

Le fournisseur clair et compact : SmartConference met en permanence à disposition une salle pour les conférences téléphoniques. Cette salle est alors disponible à tout moment. Les données d'accès sont envoyées immédiatement après la commande, le code PIN est valable en permanence. Le tarif comprend également une fonction d'enregistrement et le contrôle des conférences en ligne. Avec SmartConference, la mise en place d'une conférence est rapide et facile. Les fonctions sont claires et faciles à comprendre.

En outre, il existe bien sûr aussi des fournisseurs gratuits, comme meetGreen. Cependant, surtout dans les périodes où ces services sont très utilisés, il peut y avoir des restrictions ou même l'interruption des services, ce qui s'est déjà produit en partie pendant la crise de Corona.

Applications pour smartphones permettant d'enregistrer des entretiens téléphoniques

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Des mesures similaires doivent être prises pour l'enregistrement des entretiens téléphoniques et pour les entretiens enregistrés sur place. Cela inclut, par exemple, le passage du téléphone mobile en mode avion pendant l'enregistrement. Par principe, l'enquêteur doit être informé de l'enregistrement et tout ce qui concerne la protection des données doit être convenu.

Il existe de nombreuses applications permettant d'enregistrer des entretiens téléphoniques. Nous en avons testé quelques-uns et présentons ici les meilleurs.

Pour l'iPhone/iOS, nous vous recommandons :

Enregistreur d'appels (iOS)

• Télécharger gratuitement (dans l'App Store à (https://apps.apple.com/de/app/anruf-recorder-intcall/id521680097)
• Il faut acheter du crédit prépayé pour les appels (30 cents US gratuits à l'installation)

L'enregistreur d'appels pour les appareils iOS offre de nombreuses fonctions, comme la sélection de différents formats et la fonction de suppression automatique des fichiers audio. Les points importants peuvent être marqués pendant l'appel.

L'application n'utilise pas la ligne ordinaire de l'opérateur de téléphonie mobile pour passer un appel, mais établit une connexion avec le serveur VoIP du fabricant de l'application. Les enregistrements sont sauvegardés sur l'appareil mobile et peuvent y être lus. En outre, l'enregistrement peut être envoyé par e-mail et est transféré sur l'ordinateur via "iTunes file sharing". En outre, l'enregistrement peut être exporté vers "Dropbox", "Google Drive" et d'autres services ou partagé via "WhatsApp".

Les appels nationaux et internationaux sont pris en charge, mais un crédit est nécessaire pour chaque appel, de sorte que l'utilisation de l'application est associée à des coûts supplémentaires. Les prix varient en fonction de la localisation et des appels internationaux.

TapeACall (iOS)

• Téléchargement gratuit (dans l'App Store à l'adresse suivante https://apps.apple.com/us/app/tapeacall-call-recorder/id573751328)
• Un abonnement (29,99 dollars US par an) doit être souscrit pour les appels.

L'application TapeACall pour les appareils iOS est facile à utiliser et offre toutes les fonctions importantes pour enregistrer des appels de manière professionnelle. La souscription d'un abonnement permet de passer et d'enregistrer un nombre illimité d'appels. Les appels entrants et sortants peuvent être enregistrés. Un appel téléphonique à trois voies est créé entre l'appelant, l'appelé et le service TapeACall. À cette fin, l'application peut être ouverte pendant l'appel téléphonique et l'enregistrement peut être lancé. Les enregistrements sont ensuite disponibles en quelques secondes via un lien sous forme de fichiers MP3 téléchargeables. En outre, ils peuvent être partagés par les moyens habituels (e-mail, WhatsApp, Dropbox, Google Drive, etc.). L'application prend en charge les appels dans le monde entier sans frais supplémentaires. Cela rend les coûts beaucoup plus gérables par rapport à l'enregistreur d'appels.

C'est l'une des raisons pour lesquelles nous recommandons l'application TapeACall pour les enregistrements avec des appareils iOS. Toutefois, pour un enregistrement unique, il peut également être judicieux d'utiliser le Call Recorder, car il n'est pas nécessaire de souscrire un abonnement annuel, mais seulement d'acheter un crédit individuel.

Pour enregistrer les appels WhatsApp sur les appareils iOS, l'application TechSmith Capture peut également être téléchargée (à l'adresse suivante https://apps.apple.com/de/app/techsmith-capture/id1266321056). L'application tierce est gratuite. Il permet d'enregistrer à la fois l'écran et le son.

Pour Android, nous recommandons :

Enregistrement des appels - Cube ACR (Android)

• Téléchargement gratuit (dans le Play Store à l'adresse https://play.google.com/store/apps/details?id=com.catalinagroup.callrecorder)
• Contient de la publicité
• Abonnement Premium possible sans publicité (à partir de 1,98 euros)

Enregistrement d'appels - Cube ACR est une application gratuite pour les appareils Android. Dans la version standard, la publicité est affichée. Pour une version sans publicité, il est possible de souscrire un abonnement premium. Il offre également des fonctions supplémentaires, telles que l'enregistrement dans plusieurs formats, l'enregistrement et la restauration automatiques sur le stockage en nuage, la mise en place d'un verrouillage par code PIN, le marquage d'une zone d'enregistrement en secouant le téléphone mobile et bien plus encore. Même sans abonnement premium, l'application offre toutes les fonctions nécessaires pour enregistrer des appels téléphoniques. Outre les appels par téléphone, divers services sont pris en charge, tels que Skype, Viber, WhatsApp, Hangouts, Facebook et WeChat.

L'enregistrement peut démarrer automatiquement si une case correspondante a été cochée dans l'application. En outre, l'enregistrement peut également être limité à certains contacts seulement et d'autres contacts peuvent être exclus. Une fonction supplémentaire consiste à améliorer la qualité du téléphone en rendant les voix plus fortes.

Dans l'ensemble, l'application a un design clair et convivial et offre toutes les fonctions utiles pour un enregistrement gratuit et de bonne qualité des appels téléphoniques.

Enregistrer Skype

Une façon d'enregistrer les entretiens à distance est d'enregistrer les appels ou même les appels vidéo via Skype.

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Il est avantageux que tous les participants soient des utilisateurs de Skype, mais selon Skype, ce n'est pas nécessaire. Un ordinateur ou un appareil mobile équipé d'un microphone et d'un haut-parleur ainsi qu'une connexion Internet ou une connexion de données sont également nécessaires. Skype peut être installé gratuitement à partir de ce lien: https://www.skype.com/de/thank-you-skype/.

Skype est disponible pour Windows, Mac OS X et Linux. En outre, Skype peut être installé sur les appareils mobiles Android (par exemple, dans le Google Play Store) et iPhone (par exemple, dans l'App Store).

Skype est très répandu et permet de téléphoner dans le monde entier via un réseau WLAN ou une connexion de données mobile. Dans la plupart des cas, ils sont même gratuits. Il est facile à utiliser et offre de nombreuses fonctions supplémentaires, comme une fonction de traduction. Un achat se justifie donc également au-delà de l'enregistrement des entretiens.

L'enregistrement est basé sur le cloud, de sorte qu'aucun espace de stockage n'est utilisé sur votre propre appareil. Ce que cela signifie pour la protection des données est expliqué plus loin. En principe, cependant, chaque participant à l'appel est informé du début de l'enregistrement, de sorte qu'aucun enregistrement ne peut avoir lieu secrètement. Si un écran de bureau est partagé pendant l'entretien, cela est également enregistré.

Dès qu'un participant arrête l'enregistrement, met fin à l'appel ou quitte l'appel de groupe, l'enregistrement est terminé et l'enregistrement terminé est affiché dans la discussion Skype où l'appel a eu lieu. L'enregistrement est ensuite disponible dans le chat pendant 30 jours. Pendant ce temps, l'enregistrement peut être téléchargé et sauvegardé localement. Un maximum de 24 heures peut être enregistré, sinon il est possible de diviser l'appel en plusieurs fichiers.

Dans le cas d'un entretien avec deux personnes, une personne peut simplement appeler l'autre et suivre les étapes décrites ci-dessous pour enregistrer l'appel. Dans le cas d'un appel entre plusieurs personnes, il est utile de démarrer une réunion. Skype génère un lien qui peut être envoyé ou partagé avec d'autres participants. Ensuite, l'appel peut commencer. Elle peut également être créée pour un jour et une heure spécifiques.

Cela démarre l'enregistrement :

1. Pendant l'appel, cliquez sur les trois points (...) pour ouvrir d'autres options.
2. Sur le bureau : Démarrer l'enregistrement cliquez.
3. Sur l'appareil mobile : appuyez sur le cercle.
4. Une bannière s'affiche pour informer que l'enregistrement est sur le point de commencer.

C'est ainsi que l'enregistrement Skype est sauvegardé :

1. Dans le chat :
   Sur le bureau : Sur plus d'options cliquez.
   Sur l'appareil mobile : mettez en pause l'enregistrement de l'appel.
2. Téléchargez et sauvegardez l'enregistrement sous forme de fichier MP4 :
   Sur le bureau : Sélectionnez Enregistrer comme téléchargements pour enregistrer le fichier dans le dossier Téléchargements ou sélectionnez Enregistrer sous pour spécifier un emplacement.
   Sur l'appareil mobile : sélectionnez Enregistrer pour sauvegarder l'enregistrement dans Mes enregistrements.

Voici comment partager l'enregistrement d'un appel Skype :

1. Dans le chat :
   Sur le bureau : Sur plus d'options cliquez.
   Sur l'appareil mobile : mettez en pause l'enregistrement de l'appel.
2. Sélectionnez Transférer pour partager l'enregistrement avec un autre chat
   .

Autres options :

• Sélectionner les messages
• Retirer
• Signaler (comme abus ou spam)

Enregistrer les Google Hangouts

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Avec Google Hangouts, vous pouvez passer des appels téléphoniques et envoyer des messages texte via un réseau WLAN ou une connexion de données mobile.

Pour cela, il faut disposer d'un compte Google, d'un ordinateur ou d'un appareil mobile équipé d'un microphone et d'un haut-parleur, et d'une connexion Internet ou d'une connexion de données. En outre, il est possible de tenir une conversation en ligne ou de lancer un appel vidéo Hangout.

En attendant, le classique Hangouts est en train d'être développé en deux produits : Hangouts Chats et Hangouts Meet. Le basculement est prévu pour le deuxième semestre de 2020. Hangouts Meet est un outil de vidéoconférence qui peut être utilisé sur les ordinateurs et les smartphones.

Il est ainsi possible de procéder à des enregistrements. Pour cela, G-Suite est également nécessaire, qui peut être testé gratuitement
(https://gsuite.google.com/intl/de/?utm_campaign=apps-help-centerpromotion&utm_medium=et&utm_source=apps-help-center&utm_content=de&ctx=182076).

Comment enregistrer avec Google Hangouts :

1. Activez Google Drive. C'est là que l'enregistrement est sauvegardé.
2. Activez l'enregistrement pour Meet. Si le paramètre ne doit être appliqué qu'à certaines personnes, combinez les comptes des utilisateurs dans une unité organisationnelle ou ajoutez les personnes à un groupe de configuration.
3. Le paramètre correspondant doit être activé par un administrateur G Suite (plus d'informations à ce sujet dans la section suivante) afin que d'autres personnes puissent le consulter ultérieurement.
4. Les formateurs peuvent enregistrer une vidéoconférence s'ils sont connectés à leur compte G Suite, par exemple dans Gmail. Ceci ne s'applique pas aux participants aux cours.

Dans l'enregistrement, le locuteur actif et tout le contenu présenté sont montrés. Les autres fenêtres ou notifications ne sont pas visibles.

Les enregistrements sont sauvegardés dans le dossier Google Drive de l'organisateur sous la rubrique "Enregistrements de la rencontre". L'organisateur ainsi que la personne qui a lancé l'enregistrement, le cas échéant, recevront un courriel contenant un lien vers l'enregistrement. Ce lien est également ajouté au rendez-vous du calendrier.

Toutes les personnes concernées sont informées du démarrage ou de l'arrêt de l'enregistrement.

Connectez-vous à G Suite en tant qu'administrateur :

1. Dans n'importe quel navigateur Web, appelez l'URL admin.google.com.
2. Cliquez sur Ajouter un compte.
3. Sur la page de connexion, saisissez l'adresse électronique et le mot de passe du compte administrateur.

L'administrateur dispose de droits spéciaux et peut gérer des services pour d'autres utilisateurs de l'organisation.

Zoom d'enregistrement

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Un fournisseur moins connu, mais très puissant pour les entretiens à distance est Zoom (www.zoom.us).

La fonctionnalité de base est comparable à celle de Skype, les participants à une conversation n'ayant pas besoin de leur propre compte Zoom.

En tant que modérateur, après vous être enregistré une fois, vous pouvez générer un lien vers une réunion et l'utiliser pour inviter un ou plusieurs autres participants. La réunion peut alors se dérouler avec une piste audio ou vidéo et les fonctions habituelles de partage de son propre écran avec d'autres personnes ou de chats parallèles sont également disponibles.

Les conversations peuvent être enregistrées via Zoom comme expliqué dans la vidéo suivante :

Le zoom est simple et explicite et peut être utilisé de manière intuitive; il existe des applications correspondantes pour les smartphones. Zoom dispose d'une zone d'aide et de support détaillée pour répondre aux questions. Toutefois, certaines des vidéos et textes d'aide qui y sont proposés ne sont disponibles qu'en anglais.

Lors de plusieurs tests, la qualité du son et de la vidéo était bonne et stable, sans perte de signal, à condition bien sûr que tous les participants disposent d'une connexion internet suffisamment rapide.

Il existe une version gratuite "Basic". A titre de restriction, les discussions de groupe sont limitées à une durée maximale de 40 minutes. La connexion se déconnecte alors automatiquement et une nouvelle discussion de groupe doit être lancée pour continuer. Dans le compte "Pro" pour 13,99 euros par mois, il n'y a pas de telle limite.

Dans la version gratuite, l'entretien peut être sauvegardé sur l'ordinateur de l'utilisateur. Cette fonction d'enregistrement est très pratique. La seule chose importante est de s'assurer qu'il y a suffisamment d'espace de stockage libre sur votre propre ordinateur. Les fichiers vidéo, en particulier, peuvent rapidement occuper plusieurs gigaoctets d'espace de stockage.

Un tel enregistrement sur votre propre appareil n'est pas possible si vous utilisez Zoom comme modérateur via un appareil mobile. Dans la version pro payante, le stockage dans le nuage Zoom est possible. Le compte "Pro" comprend 1 Go d'espace de stockage, mais celui-ci est rapidement épuisé pour les enregistrements vidéo. Un espace de stockage supplémentaire peut être acheté moyennant un coût additionnel.

Si seule la piste audio d'une conversation est nécessaire, elle peut bien sûr être enregistrée sur un appareil mobile avec un dictaphone à côté.

Zoom a fait l'objet de beaucoup d'attention, surtout depuis la crise de Corona. Toutefois, cela a également permis de mettre en évidence certaines failles dans la protection des données. Selon les informations fournies par l'entreprise elle-même, ces problèmes ont été rectifiés depuis lors - voir aussi les informations complémentaires sur cette page.

Montrer le matériel d'illustration en ligne

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Dans les entretiens à distance, l 'interaction en face à face est limitée et les éventuels malentendus ne sont pas immédiatement visibles grâce aux signaux non verbaux. Une bonne préparation est donc importante.

Les informations de base pertinentes , par exemple un guide d'entretien, devraient idéalement être échangées à l'avance par e-mail. Ainsi, l'interviewer peut imprimer ces documents et bien se préparer.

Pendant l'entretien, on peut partager son écran avec l'autre personne lorsqu'on utilise des outils de vidéoconférence tels que Skype ou Zoom. Cela permet à l'enquêteur de voir des documents supplémentaires sans avoir à les fournir sous forme de fichier. Il est également possible pour la personne interrogée de partager son écran afin de fournir ses propres documents à l'enquêteur pour illustrer ses réponses.

Entretiens écrits à distance

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Parfois, une conversation directe par téléphone ou par vidéo n'est pas possible ou n'est pas souhaitée. Cela peut être le cas, par exemple, si les exigences techniques ne sont pas satisfaites ou si l'interlocuteur veut simplement éviter de devoir répondre spontanément aux questions.

Une forme très classique d'entretien à distance est la version écrite, dans laquelle les questions sont envoyées à l'enquêteur et les réponses sont écrites. Cela est possible de manière classique par courrier, mais aussi par e-mail ou via un outil de chat tel que WhatsApp. Les questions peuvent ensuite être clarifiées lors d'un autre tour écrit.

Dans certains cas, cette variante écrite est également combinée avec un entretien, par exemple lorsque des faits ou des informations de base sont d'abord clarifiés par un échange écrit, puis que la conversation personnelle est utilisée pour les interpréter.

L'expérience a montré que ce type d'entretien comporte un risque de retard considérable dans les réponses, voire de rupture totale de l'entretien par la personne interrogée. Elle n'est donc recommandée que dans des cas exceptionnels spécifiques où les conditions-cadres l'imposent.

Protection des données pour les entretiens à distance

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Tout d'abord, les exigences en matière de protection des données pour les entretiens sur place s'appliquent également aux entretiens à distance. Le formulaire de consentement peut également être signé numériquement, par exemple par e-mail, sans aucun problème.

Cependant, la particularité des interviews à distance est que le logiciel utilisé à cet effet est un support supplémentaire qui a nécessairement aussi accès aux données collectées. Les informations confidentielles ne restent plus exclusivement entre les mains de l'enquêteur, mais sont également accessibles à l'entreprise qui fournit le logiciel. Par conséquent, un enquêteur ne peut jamais garantir à son interlocuteur un traitement totalement confidentiel des données collectées.

Ces dernières semaines, des informations ont été diffusées à plusieurs reprises sur des manquements à la protection des données ou sur la transmission de données à d'autres entreprises (p. ex. Facebook), notamment en ce qui concerne les fournisseurs Internet tels que Zoom. Selon les propres déclarations de l'entreprise, ces faiblesses ont été corrigées entre-temps, voir la description plus détaillée ici.

Néanmoins, des programmes comme Skype ou Zoom peuvent toujours être utilisés pour les entretiens à distance. Toutefois, il est important de signaler au préalable les directives distinctes des fabricants en matière de protection des données. Les utilisateurs doivent de toute façon les accepter au démarrage du logiciel, ce qui est déjà fait si l'interlocuteur utilise le programme à des fins privées, par exemple.

Cependant, il est problématique qu'avec les fournisseurs actuels, les enregistrements soient stockés pendant une certaine période. En outre, il s'agit d'entreprises dont le siège est situé aux États-Unis et qui ne sont donc pas soumises au GDPR. Toutefois, toutes ces entreprises sont conformes au bouclier de protection de la vie privée UE-États-Unis et au bouclier de protection de la vie privée Suisse-États-Unis. En outre, un contrat distinct de traitement des commandes répondant aux exigences de l'article 28 du GDPR peut être conclu avec le fournisseur respectif afin de garantir le respect de la protection des données.

Si un entretien personnel n'est pas possible et que le contenu de l'entretien est particulièrement critique ou explosif, il existe également des fournisseurs de logiciels appropriés qui mettent l'accent sur la sécurité des données. Nous recommandons ici, par exemple, le fournisseur de services de conférence "DFNConf" développé par le Réseau allemand de recherche, pour lequel, toutefois, l'adhésion à une institution de recherche est une condition obligatoire. Les deux outils "Jitsi-Meet" et "Nextcloud Talk" constituent d'autres alternatives de communication cryptée et de protection accrue des données.

Toutefois, en raison de l'utilisation moins répandue des fournisseurs, on doit se passer de nombreuses fonctions ici. Dans ces cas, l'entretien peut également être réalisé par téléphone ou par écrit, auquel cas il n'y a pas de prestataire tiers où les données peuvent être stockées.

En somme, les entretiens dans tous les contextes courants peuvent aussi être menés sans problème comme un entretien à distance avec le logiciel approprié. Toutefois, il est toujours important de signaler explicitement à l'interlocuteur les directives applicables en matière de protection des données du fournisseur concerné. Il peut également être judicieux de conclure un accord de traitement des commandes distinct avec la société qui fournit le logiciel.

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