Neem interviews op via telefoon, Skype of Zoom

Vooral in tijden waarin het openbare leven bijna verlamd is en persoonlijke contacten grotendeels worden vermeden, is men aangewezen op het gebruik van interviews op afstand .

In principe variëren de mogelijkheden voor interviews op afstand van de schriftelijke versie, bv. per e-mail, tot telefonische conferenties en videoconferenties, bv. met Skype of Zoom.

Hieronder vindt u informatie over hulpmiddelen en technieken en de beste tips en trucs om interviews op afstand met succes te voeren en op te nemen.

Dit artikel is een uittreksel van ons eBook Opnemen, uittypen, analyseren - Gids voor het afnemen van interviews en transcriptie.

Het boek is beschikbaar als gratis download: Nu is alles over Transcriptie & Co nu!

De vijf belangrijkste tips voor interviews op afstand

1. Laat de gesprekspartner beslissen: De keuze van het instrument moet afhankelijk worden gemaakt van de technische omstandigheden en de voorkeuren van de gesprekspartner.
2. Eenvoudig is mooi: als u zelf of uw gesprekspartner nog nooit Skype of Zoom hebben gebruikt, kunt u beter eenvoudiger methoden gebruiken, zoals de telefoon. Hoe meer programma's en functies worden gebruikt, hoe meer bronnen van fouten er zijn.
3. Geen interview op afstand zonder proefopname: Een volledige proefopname, inclusief het beluisteren van de testopname, is belangrijk. Sommige storingsbronnen (b.v. storing door mobiele telefoons) kunnen alleen tijdens de opname worden gedetecteerd.
4. Besteed aandacht aan gegevensbescherming: Wanneer wordt opgenomen via een externe provider (bv. Skype of Zoom), worden de gegevens soms opgeslagen in clouds in het buitenland, waar sommige interviewpartners niet mee akkoord gaan. Alle deelnemers moeten hier uitdrukkelijk mee instemmen of er moet voor een andere variant (bv. telefonisch interview) worden gekozen.
5. Bereid je goed voor: Het is het beste om de eBook gratis verkrijgbaar bij abtipper.de voor nog veel meer nuttige hints en tests van alle mogelijke aanbieders en hulpmiddelen!

Inhoudsopgave van dit artikel

• Interviews op afstand: Voor- en nadelen
• Technische vereisten voor het afnemen van interviews op afstand
• Eenvast telefoongesprek opnemen
• Eenconferentiegesprek opnemen
• Smartphone apps voor het opnemen van telefonische interviews
• Skype opnemen
• Google Hangouts opnemen
• Recordzoom
• Illustratief materiaal online tonen
• Schriftelijke interviews op afstand
• Gegevensbescherming voor interviews op afstand

Interviews op afstand: Voor- en nadelen

Terug naar de inhoudsopgave

De klassieke standaard in kwalitatief sociaal onderzoek is het persoonlijke interview, of het persoonlijke gesprek. Meestal wordt hiervoor gekozen omdat het gemakkelijk toegankelijk is, ook bij marktonderzoek of b.v. voor scripties van studenten. 

Toch worden interviews op afstand steeds populairder. Zelfs buiten de coronatijden bieden zij tal van voordelen ten opzichte van klassieke face-to-face interviews. Bij de keuze van een onderzoeksmethode moet men zich bewust zijn van deze voordelen, maar ook van de nadelen:

In principe kunnen interviews op afstand zeker worden beschouwd als een goed substituut voor de klassieke face-to-face interviews. Ook hier kunnen geldige gegevens worden verzameld en door de grotere variabiliteit
in de geografische component zijn er aanzienlijk meer mogelijkheden bij de selectie van potentiële gesprekspartners. Het is echter belangrijk over een technische basiskennis te beschikken om de interviews te kunnen afnemen. Dit aspect zal in het volgende hoofdstuk uitvoeriger worden besproken.

Technische vereisten voor het afnemen van interviews op afstand

Terug naar de inhoudsopgave

Net als bij face-to-face interviews ter plaatse, zijn er tal van vereisten voor interviews op afstand.

De gemakkelijkste manier: schriftelijk of per telefoon

In principe kan een onderscheid worden gemaakt tussen een interview per telefoon en een interview via een van de vele online conferentieaanbieders, zoals Skype of Zoom. Voor telefonische interviews is het enige wat u nodig hebt de telefoon zelf en een manier om het gesprek op te nemen. Wat precies in aanmerking moet worden genomen, wordt hieronder toegelicht. Het interview kan ook per post of e-mail worden afgenomen. Dit vereist weinig technische kennis.

Online conferenties: Met computer en headset

De belangrijkste voorwaarde voor het houden van een interview op afstand met een online conferentie-instrument is uiteraard de aanwezigheid van een computer en het bijbehorende programma zoals Skype of iets dergelijks.

Er zijn echter nog twee andere cruciale factoren voor het opnemen van een goed interview. De eerste is het gebruik van een geschikte koptelefoon of hoofdtelefoon. Dit is bijzonder belangrijk om te voorkomen dat tijdens het interview het geluid via de luidsprekers van de laptop wordt weergegeven en er een echo-effect ontstaat. Bovendien is de geluidskwaliteit meestal veel beter met een hoofdtelefoon en worden storende omgevingsgeluiden geblokkeerd, zodat u zich kunt concentreren op het gesprek. Het is raadzaam een hoofdtelefoon te gebruiken die ook een ingebouwde microfoon heeft, aangezien de in de computer ingebouwde microfoons meestal slechts een gemiddelde opnamekwaliteit bieden.

Video conferencing: Webcam met voldoende beeldkwaliteit

De tweede centrale voorwaarde is de aanwezigheid van een camera om de situatie van het face-to-face gesprek zo goed mogelijk na te bootsen. Bijna alle laptops hebben al een webcam met voldoende beeldkwaliteit. Indien daarentegen een desktop PC wordt gebruikt, moet een externe webcam worden aangeschaft. In beide gevallen moet de beeldkwaliteit zo hoog zijn dat u de persoon met wie u spreekt goed kunt zien. Een resolutie van ten minste 1920×1080 pixels (Full HD) en een beeldsnelheid van 30 beelden per seconde (FPS) worden aanbevolen.

Wij raden u ook aan om de computer tijdens het interview rechtstreeks met een LAN-kabel op de router aan te sluiten, aangezien de WLAN-kwaliteit onder bepaalde omstandigheden sterk kan schommelen en dit een negatieve invloed kan hebben op het verloop van het interview. In het algemeen is een stabiele internetverbinding natuurlijk een basisvereiste indien het interview via het internet wordt afgenomen.

Bovendien is het zinvol altijd vooraf een testrun uit te voeren om na te gaan of de audio- en videotechnologie functioneel is. Naast de reeds genoemde technische aspecten moet voor een interview op afstand ook rekening worden gehouden met de volgende componenten:

• Kledingvoorschrift: Kies de juiste kleding voor de persoon met wie je praat
  
  
• Achtergrond: Indien mogelijk moet de plaats voor het gesprek zo worden gekozen dat u zich voor een neutrale achtergrond bevindt die niet afleidt tijdens het gesprek. Dit betekent ook dat er voldoende verlichting moet zijn. Direct licht of schaduwen moeten worden vermeden.
  
  
• Vermijd verstoringen: Tot de voorbereiding van het gesprek behoort ook het elimineren van mogelijke storingsbronnen, bijvoorbeeld door de smartphone op stil te zetten en in de kamer geen raam open te hebben staan.
  
  
• Oogcontact: Zelfs als het gezicht van de gesprekspartner op het scherm te zien is, moet u proberen zoveel mogelijk in de camera te kijken om belangstelling en aandacht over te brengen.

Vast telefoongesprek opnemen

Er bestaat een zeer eenvoudige methode om interviews met een ondervraagde op afstand op te nemen, waarvoor geen computers, software of internet nodig zijn.

Terug naar de inhoudsopgave

Om dit te doen, belt u de ondervraagde met een vaste of mobiele telefoon, zet u uw eigen telefoon op luidspreker, plaatst u een opnameapparaat (dictafoon of mobiele telefoon) ernaast en neemt u het gesprek op.

Alle in de handel verkrijgbare vaste en mobiele telefoons hebben reeds een ingebouwde luidspreker, zodat u de telefoon gemakkelijk op luid kunt zetten en zo een opname kunt maken. De betreffende functie kan meestal worden in- en uitgeschakeld door op de toets met een gestileerde luidspreker te drukken.

Sommige oudere vaste telefoons beschikken niet over een dergelijke functie. In deze gevallen is het geluid zonder luidspreker alleen uit het oortje te laag voor een redelijke opname, en daarom is de hier beschreven opname-optie niet mogelijk.

Plaats gewoon een opnameapparaat direct naast de luidspreker van de telefoon en neem het gesprek ermee op. In dat geval verdient het aanbeveling het gesprek via het vaste netwerk te voeren en voor de opname een dicteerapparaat te gebruiken.

Natuurlijk kunt u ook bellen met een mobiele telefoon, deze op luid zetten, een andere smartphone ernaast leggen en deze gebruiken om het gesprek op te nemen. Er bestaat echter een risico dat er soms interferentie optreedt als de radiogolven van de apparaten elkaar overlappen en interfereren. Deze storing kan zo ernstig zijn dat latere transcriptie en evaluatie veel moeilijker worden. Bij het maken van de opname kan niet met zekerheid worden bepaald of er in het individuele geval sprake is van een dergelijke storing; dit kan alleen worden vastgesteld bij het beluisteren van de opname. In dit geval is het dus sterk aan te bevelen een testgesprek te voeren en een testopname te maken om deze storende geluiden, die zich soms voordoen, uit te sluiten.

Deze zeer eenvoudige opnamemogelijkheid van interviews op afstand is bijzonder geschikt voor individuele interviews waarbij non-verbale signalen van de gesprekspartner minder relevant zijn. Indien dit niet het geval is of indien de interviews groepsgesprekken zijn, is de zojuist beschreven methode minder aan te bevelen.

Telefoonconferenties opnemen

Terug naar de inhoudsopgave

Een telefonische conferentie is snel opgezet en gemakkelijk uit te voeren. Op internet zijn tal van aanbieders te vinden, waarvan sommige gratis zijn. Er zijn veel geschikte aanbieders met certificaten van TÜV of andere vergelijkbare instellingen. Wij stellen u hieronder de beste aanbieders voor.

Een eenvoudige vaste telefoon of mobiele telefoon is voldoende voor een conferentiegesprek. Om de conferentie-oproep te starten, moet deze eerst worden geregistreerd bij een geschikte provider. Meestal zijn daarvoor alleen een naam en een e-mailadres nodig; voor providers die een vergoeding vragen, is aanvullende informatie vereist, zoals een factuuradres.

Zodra de conference call provider het gesprek heeft geactiveerd, krijgt u een zogenaamde teleconferentieruimte toegewezen. Alle deelnemers kunnen inbellen in deze virtuele kamer. Daartoe krijgen de deelnemers een inbelnummer en een conferentie-PIN. Met deze gegevens kan iedereen eindelijk inbellen in de conferentie, met zijn telefoon of mobiele telefoon.

Bij veel providers begint de conferentie pas als ten minste twee deelnemers hebben ingebeld. Om organisatorische redenen is het het beste als één persoon het beheer van de conferentie op zich neemt. Afhankelijk van de aanbieder kan voor deze persoon ook een aparte PIN-code voor conferentieleiders worden aangevraagd.

De conferentieleider kan ook de functie van moderator op zich nemen, en taken op zich nemen zoals het openen van het gesprek en het introduceren en benoemen van de individuele sprekers. Dit vergemakkelijkt ook de latere toewijzing van sprekers tijdens de transcriptie (zie ook het afzonderlijke artikel over groepsdiscussies). De moderator houdt ook de tijd bij, coördineert de toespraken en vat de belangrijkste punten aan het eind van de conferentie nog eens samen.

Als de conference call wordt opgenomen, moeten alle deelnemers daarvan vooraf in kennis worden gesteld. Voorts moet worden overeengekomen wie de kosten van de conferentie zal dragen, de deelnemers, de facilitator van de conferentie of de onderneming.

Als aanbieder voor een conferentiegesprek bevelen wij aan:

easyAudio (https://easy-audio.de/)

• Kosten van 9 cent per minuut en abonnee
• Zonder contractuele verbintenis, kan ook zonder registratie worden gebruikt
• Eenvoudig en duidelijk
• Voor maximaal 20 deelnemers
• Webconferentie mogelijk (scherm delen)
• Moderator PIN mogelijk
•  Opnamefunctie mogelijk

De ongecompliceerde provider: Met easyAudio kan de telefoonconferentie direct worden gestart. Het enige wat u hoeft te doen is op de "start nu" knop op de website te klikken en u ontvangt onmiddellijk een PIN (bruikbaar gedurende 3 dagen) en een inbelnummer. Registratie is niet noodzakelijk, maar wel mogelijk indien een conferentiezaal permanent moet worden gereserveerd. Dit biedt het voordeel dat de PIN voor onbepaalde tijd geldig is, de moderatorfunctie wordt geactiveerd, een vrije webconferentie, d.w.z. het delen van scherminhoud en chatfuncties, wordt opgezet en de opnamefunctie wordt geactiveerd. Al met al zijn alle diensten van de provider gemakkelijk te gebruiken en kan de telefonische vergadering snel en zonder complicaties beginnen.

meetyoo (https://meetyoo.com/de/produkte/business-meeting/)

• Kostprijs van 9 cent per minuut en deelnemer (BusinessMeeting Flex)
• Webconferentie mogelijk (scherm delen)
• Wereldwijde inbelnummers
• Voor maximaal 50 deelnemers
• Inbellen met extra beveiligingspincode
• Gratis opnamefunctie

De professionele provider: meetyoo is vooral gericht op bedrijven en biedt verschillende tarieven met de prijs per minuut of per maand. Maandelijkse abonnementen zijn maandelijks opzegbaar. In alle tarieven is het mogelijk om de conferentie online te besturen, het scherm te delen, de telefoon- of webconferentie op te nemen, de conferentie via Outlook te plannen en deelnemers uit te nodigen om met hun computer in te bellen. Op verzoek kunnen ook conferenties met meer dan 50 deelnemers worden georganiseerd. Meetyoo biedt daarmee alle belangrijke functies die nodig zijn voor een conferentie en kan op afspraak individueel worden uitgebreid met nog meer functies.

SmartConference (https://www.smartconference.de/)

• Telefonische conferenties tegen een vaste prijs (29,90 euro/maand, maandelijks opzegbaar)
• Gemakkelijk en snel online bestellen
• Voor maximaal 25 deelnemers
• Wereldwijde inbelnummers
• Gratis opnamefunctie

De duidelijke en compacte aanbieder: SmartConference stelt permanent een zaal voor telefoonconferenties ter beschikking. Deze kamer is dan te allen tijde beschikbaar. De toegangsgegevens worden onmiddellijk na de bestelling verzonden, de PIN-code is permanent geldig. Het tarief omvat ook een opnamefunctie en online conferentieregeling. Met SmartConference is het opzetten van een conferentie snel en eenvoudig. De functies zijn duidelijk en gemakkelijk te begrijpen.

Daarnaast zijn er natuurlijk ook gratis aanbieders, zoals meetGreen. Vooral in tijden waarin veel van deze diensten gebruik wordt gemaakt, kunnen er echter beperkingen zijn of kan de dienstverlening zelfs worden stopgezet, wat gedeeltelijk al is gebeurd tijdens de Corona-crisis.

Smartphone apps voor het opnemen van telefonische interviews

Terug naar de inhoudsopgave

Voor het opnemen van telefonische interviews moeten soortgelijke maatregelen worden genomen als voor interviews die op locatie worden opgenomen. Dit houdt bijvoorbeeld in dat de mobiele telefoon tijdens de opname in de vliegtuigmodus wordt gezet. In beginsel moet de interviewer worden ingelicht over de opname en moet alles in verband met gegevensbescherming worden overeengekomen.

Er zijn veel apps voor het opnemen van telefonische interviews. Wij hebben er een aantal getest en presenteren hier de beste.

Voor iPhone/ iOS raden wij aan:

Gespreksrecorder (iOS)

• Download gratis (in de App Store op (https://apps.apple.com/de/app/anruf-recorder-intcall/id521680097)
• Prepaidtegoed moet worden gekocht voor gesprekken (30 dollarcent gratis bij installatie)

De Call Recorder voor iOS-apparaten biedt tal van functies, zoals een selectie van verschillende formaten en de automatische wisfunctie voor audiobestanden. Belangrijke punten kunnen tijdens het gesprek worden gemarkeerd.

De app maakt bij het bellen geen gebruik van de gewone lijn van de mobiele telefoonaanbieder, maar brengt een verbinding tot stand met de VoIP-server van de app-fabrikant. De opnamen worden opgeslagen op het mobiele toestel en kunnen daar worden afgespeeld. Bovendien kan de opname per e-mail worden verzonden en wordt deze via "iTunes file sharing" naar de computer overgebracht. Bovendien kan de opname worden geëxporteerd naar "Dropbox", "Google Drive" en andere diensten of worden gedeeld via "WhatsApp".

Zowel nationale als internationale gesprekken worden ondersteund, maar voor elk gesprek is beltegoed vereist, zodat het gebruik van de app gepaard gaat met extra kosten. Prijzen variëren afhankelijk van de locatie en voor internationale gesprekken.

TapeACall (iOS)

• Download gratis (in de App Store op https://apps.apple.com/us/app/tapeacall-call-recorder/id573751328)
• Voor gesprekken moet een abonnement worden genomen (29,99 US dollar per jaar)

De TapeACall app voor iOS apparaten is eenvoudig te gebruiken en biedt alle belangrijke functies voor het professioneel opnemen van gesprekken. Wanneer een abonnement wordt genomen, kunnen onbeperkt gesprekken worden gevoerd en opgenomen. Zowel inkomende als uitgaande gesprekken kunnen worden opgenomen. Er wordt een zogenaamd 3-weg telefoongesprek tot stand gebracht tussen de beller, de opgeroepen partij en de TapeACall-dienst. Daartoe kan de app tijdens het telefoongesprek worden geopend en kan de opname worden gestart. De opnamen zijn dan binnen enkele seconden via een link beschikbaar als downloadbare MP3-bestanden. Bovendien kunnen ze worden gedeeld via de gebruikelijke manieren (e-mail, WhatsApp, Dropbox, Google Drive, enz.). De app ondersteunt wereldwijde gesprekken zonder extra kosten. Dit maakt de kosten veel beheersbaarder in vergelijking met de Call Recorder.

Dit is een van de redenen waarom wij de TapeACall app aanbevelen voor opnames met iOS apparaten. Voor een eenmalige opname kan het echter ook zinvol zijn om de Call Recorder te gebruiken, omdat u hier geen jaarabonnement hoeft te nemen, maar alleen losse beltegoeden hoeft te kopen.

Voor het opnemen van WhatsApp-gesprekken op iOS-apparaten kan ook de TechSmith Capture-app worden gedownload (op https://apps.apple.com/de/app/techsmith-capture/id1266321056). De derde aanbieder is gratis. Dit kan worden gebruikt om zowel het scherm als audio op te nemen.

Voor Android raden wij aan:

Gespreksopname - Cube ACR (Android)

• Gratis te downloaden (in de Play Store op https://play.google.com/store/apps/details?id=com.catalinagroup.callrecorder)
• Bevat reclame
• Premium abonnement mogelijk zonder reclame (vanaf 1,98 euro)

Call Recording - Cube ACR is een gratis app voor Android toestellen. In de standaardversie wordt reclame weergegeven. Voor een reclamevrije versie kan een premium abonnement worden genomen. Dit biedt ook extra functies, zoals het opslaan in verschillende formaten, automatisch opslaan en terugzetten in de cloudopslag, het instellen van een PIN-vergrendeling, het markeren van een opnamegebied door de mobiele telefoon te schudden en nog veel meer. Zelfs zonder een premium abonnement biedt de app alle noodzakelijke functies om telefoongesprekken op te nemen. Naast gesprekken via de telefoon worden diverse diensten ondersteund, waaronder Skype, Viber, WhatsApp, Hangouts, Facebook en WeChat.

Opname kan automatisch starten als een overeenkomstig vinkje is gezet in de app. Bovendien kan de opname ook worden beperkt tot bepaalde contacten en kunnen andere contacten worden uitgesloten. Een extra functie is het verbeteren van de telefoonkwaliteit door stemmen luider te maken.

Al met al heeft de app een duidelijk en gebruiksvriendelijk ontwerp en biedt hij alle functies die nuttig zijn voor een gratis opname van telefoongesprekken van goede kwaliteit.

Skype opnemen

Eén manier om interviews op afstand op te nemen is door gesprekken of zelfs videogesprekken via Skype op te nemen.

Terug naar de inhoudsopgave

Het is gunstig als alle deelnemers Skype-gebruikers zijn, maar volgens Skype is dit niet noodzakelijk. Een computer of mobiel toestel met microfoon en luidspreker, alsook een internet- of dataverbinding zijn eveneens vereist. Skype kan gratis worden geïnstalleerd via deze link: https://www.skype.com/de/thank-you-skype/.

Skype is beschikbaar voor Windows, Mac OS X en Linux. Daarnaast kan Skype worden geïnstalleerd op mobiele Android- (bv. in de Google Play Store) en iPhone- (bv. in de App Store) toestellen.

Skype is zeer wijdverspreid en maakt wereldwijd bellen mogelijk via WLAN of een mobiele dataverbinding. In de meeste gevallen zijn deze zelfs gratis. Het is gemakkelijk te gebruiken en biedt veel extra functies, zoals een vertalerfunctie. Een aankoop heeft dus ook zin buiten de opname van interviews.

De opname vindt plaats in de cloud, dus er wordt geen opslagruimte gebruikt op uw eigen apparaat. Wat dit betekent voor de gegevensbescherming wordt verder toegelicht. In principe wordt elke deelnemer aan het gesprek echter op de hoogte gebracht van het begin van de opname, zodat er geen opname stiekem kan plaatsvinden. Indien tijdens het interview een desktopscherm wordt gedeeld, wordt dit ook opgenomen.

Zodra een deelnemer de opname stopt, het gesprek beëindigt of het groepsgesprek verlaat, wordt de opname beëindigd en wordt de voltooide opname geplaatst in de Skype-chat waar het gesprek plaatsvond. De opname is dan 30 dagen beschikbaar in de chat. Gedurende deze tijd kan de opname worden gedownload en lokaal worden opgeslagen. Er kan maximaal 24 uur worden opgenomen, anders is het mogelijk om het gesprek in meerdere bestanden op te splitsen.

In het geval van een interview met twee personen, kan de ene persoon gewoon de andere bellen en de hieronder beschreven stappen volgen om het gesprek op te nemen. In het geval van een gesprek tussen meerdere personen, is het nuttig om een vergadering te beginnen. Skype zal een link genereren die kan worden verzonden of gedeeld met andere deelnemers. Dan kan het gesprek beginnen. Deze kan ook worden aangemaakt voor een specifieke dag op een specifiek tijdstip.

Dit start de opname:

1. Klik tijdens het gesprek op de drie puntjes (...) om verdere opties te openen.
2. Op het bureaublad: Start opname Klik.
3. Op het mobiele toestel: Tik op de cirkel.
4. Er verschijnt een banner om aan te geven dat de opname op het punt staat te beginnen.

Dit is hoe de Skype-opname wordt opgeslagen:

1. In de chat:
   Op het bureaublad: Op meer opties Klik.
   Op het mobiele apparaat: Pauzeer gespreksopname.
2. Download de opname en sla deze op als een MP4-bestand:
   Op het bureaublad: Selecteer Opslaan als downloads om het bestand in de map Downloads op te slaan of selecteer Opslaan als om een locatie op te geven.
   Op het mobiele apparaat: Selecteer Opslaan om de opname op te slaan in Mijn opnamen.

Zo kunt u een Skype-opname delen:

1. In de chat:
   Op het bureaublad: Op meer opties Klik.
   Op het mobiele apparaat: Pauzeer gespreksopname.
2. Selecteer Doorsturen om de opname te delen met een andere
   chat.

Verdere opties:

• Berichten kiezen
• Verwijder
• Melden (als misbruik of spam)

Google Hangouts opnemen

ZTerug naar de inhoudsopgave

Met Google Hangouts kunt u telefoongesprekken voeren en tekstberichten versturen via WLAN of een mobiele dataverbinding.

Voorwaarde hiervoor is een Google-account, een computer of mobiel toestel met microfoon en luidspreker, en een internet- of dataverbinding. Bovendien kan een chatgesprek worden gevoerd of een Hangout-videogesprek worden gestart.

Intussen wordt de klassieke Hangouts verder ontwikkeld tot twee producten: Hangouts Chats en Hangouts Ontmoet. De omschakeling is gepland voor de tweede helft van 2020. Hangouts Meet is een tool voor videoconferenties die kan worden gebruikt op computers en smartphones.

Dit maakt het mogelijk de opnamen op te nemen. Hiervoor is ook G-Suite nodig, dat gratis kan worden getest op
(https://gsuite.google.com/intl/de/?utm_campaign=apps-help-centerpromotion&utm_medium=et&utm_source=apps-help-center&utm_content=de&ctx=182076).

Hoe neem je op met Google Hangouts:

1. Activeer Google Drive. Dit is waar de opname wordt opgeslagen.
2. Opname inschakelen voor Ontmoeting. Als de instelling alleen op bepaalde personen moet worden toegepast, voegt u de accounts van de gebruikers samen in een organisatorische eenheid of voegt u de personen toe aan een configuratiegroep.
3. De overeenkomstige instelling moet geactiveerd worden door een G Suite beheerder (meer hierover in de volgende sectie) zodat andere mensen het later kunnen bekijken.
4. Cursusleiders kunnen een videoconferentie opnemen als ze zijn ingelogd in hun G Suite account, bijvoorbeeld in Gmail. Dit geldt niet voor cursisten.

In de opname worden de actieve spreker en alle gepresenteerde inhoud getoond. Andere vensters of meldingen zijn niet zichtbaar.

De opnames worden opgeslagen in de Google Drive-map van de organisator onder "Meet recordings". De organisator en ook de persoon die de opname heeft gestart, indien van toepassing, ontvangen een e-mail met een link naar de opname. Deze link wordt ook toegevoegd aan de agenda-afspraak.

Alle betrokken personen worden op de hoogte gebracht wanneer de opname wordt gestart of gestopt.

Meld u aan bij G Suite als beheerder:

1. Roep in een webbrowser de URL admin.google.com op.
2. Klik op Rekening toevoegen.
3. Voer op de inlogpagina het e-mailadres en wachtwoord voor de beheerdersaccount in.

De beheerder heeft speciale rechten en kan diensten beheren voor andere gebruikers in de organisatie.

Record zoom

Terug naar de inhoudsopgave

Een nog niet zo bekende, maar zeer krachtige aanbieder voor interviews op afstand is Zoom (www.zoom.us).

De basisfunctionaliteit is vergelijkbaar met die van Skype, waarbij deelnemers aan een gesprek geen eigen Zoom-account nodig hebben.

Als moderator kunt u, nadat u zich eenmaal hebt geregistreerd, een link naar een vergadering genereren en deze gebruiken om een of meer andere deelnemers uit te nodigen. De vergadering is dan mogelijk met een audio- of videospoor en de gebruikelijke functies voor het delen van het eigen scherm met anderen of parallelle chats zijn ook beschikbaar.

Gesprekken kunnen worden opgenomen via Zoom, zoals wordt uitgelegd in de volgende video:

Zoom is eenvoudig en zelfverklarend gehouden en kan intuïtief worden bediend; er zijn bijbehorende apps voor smartphones. Zoom heeft een gedetailleerd help- en ondersteuningsgebied voor vragen. Sommige van de hulpvideo's en teksten die daar worden aangeboden, zijn echter alleen in het Engels beschikbaar.

Bij verschillende tests was de geluids- en videokwaliteit goed en stabiel zonder dropouts, op voorwaarde natuurlijk dat alle deelnemers over een voldoende snelle internetverbinding beschikten.

Er is een gratis "Basic" versie. De duur van de groepsdiscussies is beperkt tot maximaal 40 minuten. De verbinding wordt dan automatisch verbroken en een nieuwe groepsdiscussie zou moeten worden gestart om verder te gaan. In de "Pro"-account voor 13,99 euro per maand, is er geen dergelijke limiet.

In de gratis versie kan het interview worden opgeslagen op de eigen computer van de gebruiker. Deze opnamefunctie is erg handig. Het enige belangrijke is dat u ervoor zorgt dat er voldoende vrije opslagruimte is op uw eigen computer. Met name videobestanden kunnen al snel meerdere gigabytes aan opslagruimte in beslag nemen.

Een dergelijke opname op uw eigen apparaat is niet mogelijk als u Zoom gebruikt als moderator via een mobiel apparaat. In de betaalde pro-versie is opslag in de Zoom cloud mogelijk. De "Pro"-account omvat 1 GB opslagruimte, maar die is snel opgebruikt voor video-opnamen. Extra opslagruimte kan tegen extra kosten worden gekocht.

Als alleen het geluidsspoor van een gesprek nodig is, kan dat natuurlijk ook worden opgenomen op een mobiel apparaat met een dicteerapparaat ernaast.

Zoom heeft veel aandacht gekregen, vooral sinds de Corona-crisis. Dit heeft er echter ook toe geleid dat een aantal zwakke plekken in de gegevensbescherming aan het licht zijn gekomen. Volgens de eigen informatie van de onderneming zijn deze sindsdien gecorrigeerd - zie ook verdere informatie op deze pagina.

Illustratief materiaal online tonen

Terug naar de inhoudsopgave

Bij interviews op afstand is de face-to-face interactie beperkt en zijn mogelijke misverstanden niet onmiddellijk zichtbaar via non-verbale signalen. Een goede voorbereiding is dus belangrijk.

Relevante achtergrondinformatie, bv. een interviewleidraad, wordt idealiter vooraf per e-mail uitgewisseld. Op die manier kan de interviewer deze documenten afdrukken en zich goed voorbereiden.

Tijdens het interview kan men zijn scherm delen met de andere persoon wanneer gebruik wordt gemaakt van videoconferencing tools zoals Skype of Zoom. Zo kan de interviewer extra materiaal zien zonder dat hij dat als dossier moet aanleveren. Het is ook mogelijk dat de ondervraagde zijn scherm deelt om zijn eigen documenten aan de ondervrager te geven ter illustratie van zijn antwoorden.

Schriftelijke interviews op afstand

Terug naar de inhoudsopgave

Soms is een rechtstreeks gesprek per telefoon of video niet mogelijk of niet gewenst. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn indien niet aan de technische vereisten is voldaan of indien de gesprekspartner gewoonweg wil vermijden dat vragen spontaan moeten worden beantwoord.

Een zeer klassieke vorm van interview op afstand is de schriftelijke versie, waarbij de vragen naar de interviewer worden gestuurd en schriftelijk worden beantwoord. Dit kan op de klassieke manier per post, maar ook per e-mail of via een chatprogramma zoals WhatsApp. De vragen kunnen dan in een andere schriftelijke ronde worden verduidelijkt.

In sommige gevallen wordt deze schriftelijke variant ook gecombineerd met een interview, bijvoorbeeld wanneer feiten of achtergrondinformatie eerst via een schriftelijke uitwisseling worden opgehelderd en vervolgens het persoonlijke gesprek wordt gebruikt om ze te interpreteren.

De ervaring heeft geleerd dat dit soort interviews het risico inhoudt dat de ondervraagde de antwoorden aanzienlijk vertraagt of zelfs het interview volledig afbreekt. Het wordt daarom alleen aanbevolen in specifieke uitzonderlijke gevallen wanneer de kadervoorwaarden dit vereisen.

Gegevensbescherming voor interviews op afstand

Terug naar de inhoudsopgave

In de eerste plaats gelden de gegevensbeschermingsvoorschriften voor ondervragingen ter plaatse ook voor ondervragingen op afstand. Het toestemmingsformulier kan ook zonder problemen digitaal worden ondertekend, bv. per e-mail.

Het bijzondere van interviews op afstand is echter dat de daarvoor gebruikte software een extra medium vormt dat noodzakelijkerwijs ook toegang krijgt tot de verzamelde gegevens. De vertrouwelijke informatie blijft niet langer uitsluitend bij de interviewer, maar is ook toegankelijk voor het bedrijf dat de software levert. Bijgevolg kan een interviewer zijn gesprekspartner nooit een honderd procent vertrouwelijke behandeling van de verzamelde gegevens garanderen.

Vooral bij internetaanbieders zoals Zoom zijn er de laatste weken herhaaldelijk berichten geweest over lekken in de gegevensbescherming of het doorgeven van gegevens aan andere bedrijven (bv. Facebook). Volgens de eigen verklaringen van de onderneming zijn deze zwakke punten intussen verholpen, zie meer gedetailleerde beschrijving hier.

Toch kunnen programma's als Skype of Zoom nog steeds worden gebruikt voor interviews op afstand. Het is echter van belang vooraf te wijzen op de afzonderlijke richtlijnen inzake gegevensbescherming van de fabrikanten. De gebruikers moeten hiermee sowieso instemmen bij het opstarten van de software, dus dit is al gebeurd als de gesprekspartner het programma bijvoorbeeld voor privé-doeleinden gebruikt.

Het is echter problematisch dat bij de huidige aanbieders de opnamen gedurende een bepaalde periode worden bewaard. Bovendien gaat het om bedrijven die hun hoofdkantoor in de VS hebben en dus niet onder de GDPR vallen. Zij voldoen echter allemaal aan het EU-US Privacy Shield en het Swiss-US Privacy Shield. Daarnaast kan met de respectieve aanbieder een afzonderlijk contract voor de verwerking van bestellingen worden gesloten dat voldoet aan de vereisten van artikel 28 van de GDPR, om de naleving van de gegevensbescherming te waarborgen.

Indien een persoonlijk interview niet mogelijk is en er bijzonder kritieke of explosieve inhoud van het interview moet worden besproken, zijn er ook hiervoor geschikte softwareaanbieders die bijzondere nadruk leggen op gegevensbeveiliging. Hier bevelen wij bij voorbeeld de conferentiedienstverlener "DFNConf" aan, die is ontwikkeld door het Duitse onderzoeknetwerk, waarvoor echter lidmaatschap van een onderzoekinstelling een verplicht vereiste is. Andere alternatieven met versleutelde communicatie en meer aandacht voor gegevensbescherming zijn de twee tools "Jitsi-Meet" en "Nextcloud Talk".

Door het minder wijdverbreide gebruik van providers moet men het hier echter zonder veel functies stellen. In deze gevallen kan het interview ook telefonisch of schriftelijk worden afgenomen, in welk geval er geen derde dienstverlener is waar de gegevens kunnen worden opgeslagen.

Al met al kunneninterviews in alle gangbare contexten met de juiste software ook zonder problemen als interview op afstand worden afgenomen. Het is echter altijd van belang de gesprekspartner uitdrukkelijk te wijzen op de toepasselijke gegevensbeschermingsrichtlijnen van de betrokken aanbieder. Het kan ook zinvol zijn een afzonderlijke overeenkomst inzake orderverwerking te sluiten met het bedrijf dat de software levert.

Bestel nu uw transcriptie bij abtipper!

Verdere vragen en antwoorden