Registrare interviste per telefono, Skype o Zoom

Soprattutto in tempi in cui la vita pubblica è quasi paralizzata e i contatti personali sono ampiamente evitati, si deve fare affidamento sull'uso di interviste a distanza .

In linea di principio, le opzioni per le interviste a distanza vanno dalla versione scritta, per esempio via e-mail, alle conferenze telefoniche e alle videoconferenze, per esempio con Skype o Zoom.

Di seguito troverete informazioni su strumenti e tecniche , nonché i migliori consigli e trucchi per condurre e registrare con successo interviste a distanza.

Questo articolo è un estratto dal nostro eBook Registrazione, battitura, analisi - Guida alla conduzione di interviste e trascrizioni.

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I cinque consigli più importanti per le interviste a distanza

1. Lascia che sia il partner dell'intervista a decidere: La scelta dello strumento dovrebbe dipendere dalle circostanze tecniche e dalle preferenze del partner dell'intervista.
2. Semplice è bello: se voi stessi o il partner dell'intervista non avete mai usato Skype o Zoom, per esempio, allora si dovrebbero usare metodi più semplici come il telefono. Più programmi e funzioni vengono utilizzati, più fonti di errore ci sono.
3. Nessuna intervista a distanza senza una prova: è importante una prova completa che includa l'ascolto della registrazione di prova. Alcune fonti di interferenza (per esempio l'interferenza del telefono cellulare) possono essere rilevate solo durante la registrazione.
4. Prestare attenzione alla protezione dei dati: Quando si registra tramite un fornitore terzo (ad esempio Skype o Zoom), i dati sono talvolta memorizzati in nuvole all'estero, cosa che alcuni partner dell'intervista non sono d'accordo. Tutti i partecipanti dovrebbero essere esplicitamente d'accordo o, in alternativa, dovrebbe essere scelta un'altra variante (ad esempio l'intervista telefonica).
5. Prepararsi bene: È meglio leggere il eBook disponibile gratuitamente su abtipper.de per molti altri suggerimenti utili e test di tutti i possibili fornitori e strumenti!

Tabella dei contenuti di questo articolo

• Interviste a distanza: Vantaggi e svantaggi
• Requisiti tecnici per condurre interviste a distanza
• Registrare unachiamata da telefono fisso
• Registrare una chiamata inconferenza
• App persmartphone per registrare interviste telefoniche
• RegistrareSkype
• RegistrareGoogle Hangouts
• Zoom record
• Mostramateriale illustrativo online
• Intervistescritte a distanza
• Protezione dei dati per interviste a distanza

Interviste a distanza: Vantaggi e svantaggi

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Classicamente, lo standard nella ricerca sociale qualitativa è l'intervista personale, o l'intervista faccia a faccia. Questo è di solito scelto per la sua facile accessibilità, anche nelle ricerche di mercato o ad esempio per le tesi degli studenti. 

Tuttavia, le interviste a distanza stanno diventando sempre più popolari. Anche al di fuori dei tempi di corona, offrono numerosi vantaggi rispetto alle classiche interviste faccia a faccia. Quando si sceglie un metodo di ricerca, bisogna essere consapevoli di questi vantaggi, ma anche degli svantaggi:

In linea di principio, le interviste a distanza possono certamente essere descritte come un buon sostituto delle classiche interviste faccia a faccia. Anche qui si possono raccogliere dati validi e, a causa della maggiore variabilità
nella componente geografica, ci sono possibilità notevolmente maggiori nella selezione dei potenziali partner dell'intervista. Tuttavia, è importante avere delle conoscenze tecniche di base per condurre le interviste. Questo aspetto sarà discusso più in dettaglio nel capitolo seguente.

Requisiti tecnici per condurre interviste a distanza

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Proprio come per le interviste faccia a faccia in loco, ci sono numerosi prerequisiti per le interviste a distanza.

Il modo più semplice: per iscritto o per telefono

Fondamentalmente, si può fare una distinzione tra un'intervista condotta per telefono e un'intervista tramite uno dei numerosi fornitori di conferenze online, come Skype o Zoom. Per le interviste telefoniche, tutto ciò che serve è il telefono stesso e un modo per registrare la conversazione. Ciò che esattamente deve essere preso in considerazione è spiegato di seguito. In alternativa, l'intervista può essere condotta anche per posta o e-mail. Questo richiede poche conoscenze tecniche.

Conferenze online: Con computer e cuffie

Il prerequisito più importante per condurre un'intervista a distanza con uno strumento di conferenza online è, naturalmente, la presenza di un computer e il programma corrispondente come Skype o simili.

Tuttavia, ci sono altri due fattori cruciali per registrare una buona intervista. Il primo è l' uso di un auricolare o di cuffie adeguate. Questo è particolarmente importante affinché durante l'intervista il suono non venga riprodotto attraverso gli altoparlanti del portatile e si crei un effetto eco. Inoltre, la qualità del suono è di solito molto migliore con le cuffie e il rumore ambientale che distrae viene bloccato in modo da potersi concentrare sulla conversazione. È consigliabile utilizzare cuffie che abbiano anche un microfono incorporato, poiché i microfoni integrati nel computer di solito offrono solo una qualità di registrazione media.

Videoconferenza: Webcam con qualità d'immagine sufficiente

Il secondo requisito centrale è la presenza di una telecamera per ricreare al meglio la situazione della conversazione faccia a faccia. Quasi tutti i portatili hanno già una webcam con una qualità d'immagine sufficiente. Se invece si usa un PC desktop, è necessario acquistare una webcam esterna. In entrambi i casi, la qualità dell'immagine dovrebbe essere così alta che si può vedere molto bene la persona con cui si sta parlando. Si raccomanda una risoluzione di almeno 1920×1080 pixel (Full HD) e un frame rate di 30 fotogrammi al secondo (FPS).

Le consigliamo anche di collegare il computer direttamente al router con un cavo LAN per tutta la durata dell'intervista, poiché la qualità della WLAN può fluttuare molto in certe circostanze e questo può avere un'influenza negativa sullo svolgimento dell'intervista. In generale, una connessione internet stabile è ovviamente un requisito fondamentale se l'intervista è condotta via internet.

Inoltre, ha senso fare sempre una prova in anticipo per verificare se la funzionalità della tecnologia audio e video è data. Oltre agli aspetti tecnici già menzionati, i seguenti componenti dovrebbero essere presi in considerazione per un'intervista a distanza:

• Codice di abbigliamento: Scegliere i vestiti giusti per la persona con cui si sta parlando
  
  
• Sfondo: se possibile, il posto per la conversazione dovrebbe essere scelto in modo da essere di fronte a uno sfondo neutro che non distragga durante la conversazione. Questo significa anche che ci deve essere un'illuminazione sufficiente. La luce diretta o le ombre dovrebbero essere evitate.
  
  
• Evitare i disturbi: La preparazione della conversazione comprende anche l'eliminazione di possibili fonti di interferenza, ad esempio mettendo lo smartphone su silenzioso e non avendo una finestra aperta nella stanza.
  
  
• Contatto visivo: Anche se la faccia dell'interlocutore è mostrata sullo schermo, si dovrebbe cercare di guardare nella telecamera il più possibile per trasmettere interesse e attenzione.

Registrare una telefonata da rete fissa

C'è un metodo molto semplice per registrare interviste a distanza con un intervistato che non richiede l'uso di computer, software o internet.

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Per farlo, basta chiamare l'intervistato con un telefono fisso o mobile, mettere il proprio telefono sull'altoparlante, posizionare un dispositivo di registrazione (dittafono o cellulare) accanto ad esso e registrare la conversazione.

Tutti i telefoni fissi e cellulari disponibili in commercio hanno già un altoparlante incorporato in modo da poter facilmente impostare il telefono su forte e quindi fare una registrazione. Di solito la funzione corrispondente può essere attivata e disattivata premendo il pulsante con un altoparlante stilizzato.

Alcuni telefoni fissi più vecchi potrebbero non avere questa funzione. In questi casi, il suono senza altoparlante solo dall'auricolare è troppo basso per una registrazione ragionevole, per cui l'opzione di registrazione qui descritta non è possibile.

Basta posizionare un dispositivo di registrazione direttamente accanto all'altoparlante del telefono e usarlo per registrare la conversazione. In questo caso, si raccomanda di effettuare la chiamata tramite la rete fissa e di utilizzare una macchina per dettare la registrazione.

Naturalmente, si può anche chiamare con un telefono cellulare, impostarlo ad alto volume, mettere un altro smartphone accanto e usarlo per registrare la conversazione. Tuttavia, c'è il rischio che a volte si verifichino delle interferenze se le onde radio dei dispositivi si sovrappongono e interferiscono tra loro. Questa interferenza può essere così grave che la successiva trascrizione e valutazione è resa molto più difficile. Mentre si fa la registrazione, non è possibile determinare con certezza se c'è una tale interferenza nel singolo caso; questo può essere scoperto solo quando si ascolta la registrazione. In questo caso, è quindi altamente raccomandato di fare una chiamata di prova e una registrazione di prova per escludere questi rumori di interferenza che a volte si verificano.

Questa opzione di registrazione molto semplice delle interviste a distanza è particolarmente adatta alle interviste individuali in cui i segnali non verbali del partner dell'intervista sono meno rilevanti. Se questo non è il caso o se le interviste sono di gruppo, il metodo appena descritto è meno raccomandabile.

Registrare le conferenze telefoniche

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Una conferenza telefonica è veloce da impostare e facile da implementare. Su internet si possono trovare numerosi fornitori, alcuni dei quali gratuiti. Ci sono molti fornitori adatti con certificati dal TÜV o da altre istituzioni comparabili. Vi presentiamo di seguito i migliori fornitori.

Un semplice telefono fisso o cellulare è sufficiente per una conferenza telefonica. Per iniziare la teleconferenza, deve prima essere registrato con un provider adatto. Questo di solito richiede solo un nome e un indirizzo e-mail; per i fornitori che fanno pagare, sono richieste informazioni aggiuntive come un indirizzo di fatturazione.

Una volta che il provider della teleconferenza ha attivato la chiamata, ti verrà assegnata una cosiddetta sala di teleconferenza. Tutti i partecipanti possono collegarsi a questa stanza virtuale. A questo scopo, i partecipanti ricevono un numero di telefono e un PIN per la conferenza. Con questi dati, tutti possono finalmente collegarsi alla conferenza, usando il loro telefono o cellulare.

Con molti provider, la conferenza inizia solo quando almeno due partecipanti si sono collegati. Per motivi organizzativi, è meglio che una persona si occupi della gestione della conferenza. A seconda del fornitore, si può anche richiedere un PIN separato di leader di conferenza per questa persona.

Il leader della conferenza può anche assumere la funzione di moderatore, assumendo compiti come aprire la conversazione e introdurre e nominare i singoli relatori. Questo facilita anche l'attribuzione del parlante durante la successiva trascrizione (vedi anche l'articolo separato sulle discussioni di gruppo). Il moderatore tiene anche traccia del tempo, coordina gli interventi e riassume i punti più importanti alla fine della conferenza.

Se la teleconferenza viene registrata, tutti i partecipanti devono essere informati in anticipo. Inoltre, si dovrebbe concordare chi sosterrà i costi della conferenza, i partecipanti, il facilitatore della conferenza o l'azienda.

Come fornitore per una chiamata in conferenza raccomandiamo:

easyAudio (https://easy-audio.de/)

• Costi di 9 centesimi al minuto e abbonati
• Senza impegno contrattuale, può essere usato anche senza registrazione
• Semplice e chiaro
• Per un massimo di 20 partecipanti
• Conferenza web possibile (condivisione dello schermo)
• PIN moderatore possibile
•  Funzione di registrazione possibile

Il fornitore senza complicazioni: Con easyAudio, la conferenza telefonica può essere avviata direttamente. Tutto quello che devi fare è cliccare il pulsante "start now" sul sito web e riceverai immediatamente un PIN (utilizzabile per 3 giorni) e un numero di telefono. La registrazione non è necessaria, ma possibile se una sala conferenze deve essere prenotata in modo permanente. Questo offre il vantaggio che il PIN è valido a tempo indeterminato, la funzione di moderatore è attivata, una conferenza web gratuita, cioè la condivisione di contenuti dello schermo così come le funzioni di chat, è impostata e la funzione di registrazione è attivata. Tutto sommato, tutti i servizi del provider sono facili da usare e la conference call può iniziare rapidamente e senza complicazioni.

meetyoo (https://meetyoo.com/de/produkte/business-meeting/)

• Costo di 9 centesimi per minuto e partecipante (BusinessMeeting Flex)
• Conferenza web possibile (condivisione dello schermo)
• Numeri telefonici in tutto il mondo
• Per un massimo di 50 partecipanti
• Chiamata con PIN di sicurezza extra
• Funzione di registrazione gratuita

Il provider professionale: meetyoo si rivolge principalmente alle imprese e offre varie tariffe con il prezzo al minuto o al mese. Gli abbonamenti mensili possono essere annullati mensilmente. In tutte le tariffe è possibile controllare la conferenza online, condividere lo schermo, registrare la conferenza telefonica o web, pianificare la conferenza tramite Outlook e invitare i partecipanti a collegarsi con il loro computer. Su richiesta, si possono organizzare anche conferenze con più di 50 partecipanti. Meetyoo offre quindi tutte le funzioni importanti necessarie per una conferenza e può essere ampliato individualmente con ulteriori funzioni su richiesta.

SmartConference (https://www.smartconference.de/)

• Conferenze telefoniche a prezzo fisso (29,90 euro/mese, cancellabile mensilmente)
• Ordinazione online facile e veloce
• Per un massimo di 25 partecipanti
• Numeri telefonici in tutto il mondo
• Funzione di registrazione gratuita

Il fornitore chiaro e compatto: SmartConference mette permanentemente a disposizione una sala per le conferenze telefoniche. Questa stanza è quindi disponibile in ogni momento. I dati di accesso sono inviati immediatamente dopo l'ordine, il PIN è permanentemente valido. La tariffa include anche una funzione di registrazione e il controllo delle conferenze online. Con SmartConference, impostare una conferenza è facile e veloce. Le funzioni sono chiare e facili da capire.

Inoltre, ci sono naturalmente anche fornitori gratuiti, come meetGreen. Tuttavia, soprattutto in periodi in cui questi servizi sono molto utilizzati, ci possono essere restrizioni o addirittura l'interruzione dei servizi, cosa che è già successa in parte durante la crisi di Corona.

App per smartphone per registrare interviste telefoniche

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Per la registrazione delle interviste telefoniche devono essere prese misure simili a quelle delle interviste registrate sul posto. Questo include, per esempio, il passaggio del telefono cellulare alla modalità aereo durante la registrazione. Per principio, l'intervistatore dovrebbe essere informato della registrazione e tutto ciò che riguarda la protezione dei dati dovrebbe essere concordato.

Ci sono molte app per registrare interviste telefoniche. Ne abbiamo testati alcuni e presentiamo qui i migliori.

Per iPhone/ iOS raccomandiamo:

Registratore di chiamate (iOS)

• Scarica gratuitamente (nell'App Store all'indirizzo (https://apps.apple.com/de/app/anruf-recorder-intcall/id521680097)
• Il credito prepagato deve essere acquistato per le chiamate (30 centesimi USA gratis quando è installato)

Il Call Recorder per dispositivi iOS offre numerose funzioni, come la selezione di diversi formati e la funzione di cancellazione automatica dei file audio. I punti importanti possono essere segnati durante la chiamata.

L'app non utilizza la linea regolare del provider di telefonia mobile quando effettua una chiamata, ma stabilisce una connessione al server VoIP del produttore dell'app. Le registrazioni sono salvate sul dispositivo mobile e possono essere riprodotte lì. Inoltre, la registrazione può essere inviata per e-mail e viene trasferita al computer tramite "iTunes file sharing". Inoltre, la registrazione può essere esportata su "Dropbox", "Google Drive" e altri servizi o condivisa tramite "WhatsApp".

Sono supportate sia le chiamate nazionali che internazionali, ma è necessario un credito per ogni chiamata, per cui l'uso dell'app è associato a ulteriori costi. I prezzi variano a seconda della posizione e per le chiamate internazionali.

TapeACall (iOS)

• Scarica gratuitamente (nell'App Store all'indirizzo https://apps.apple.com/us/app/tapeacall-call-recorder/id573751328)
• Un abbonamento (29,99 dollari all'anno) deve essere sottoscritto per le chiamate

L'app TapeACall per dispositivi iOS è facile da usare e offre tutte le funzioni importanti per registrare le chiamate in modo professionale. Quando si sottoscrive un abbonamento, si possono fare e registrare chiamate illimitate. Le chiamate in entrata e in uscita possono essere registrate. Una cosiddetta chiamata telefonica a 3 vie viene creata tra il chiamante, il chiamato e il servizio TapeACall. A tal fine, l'applicazione può essere aperta durante la telefonata e la registrazione può essere avviata. Le registrazioni sono poi disponibili in pochi secondi tramite link come file MP3 scaricabili. Inoltre, possono essere condivisi attraverso i soliti modi (e-mail, WhatsApp, Dropbox, Google Drive, ecc.). L'app supporta le chiamate in tutto il mondo senza costi aggiuntivi. Questo rende i costi molto più gestibili rispetto al Call Recorder.

Questo è uno dei motivi per cui raccomandiamo l'app TapeACall per le registrazioni con dispositivi iOS. Per una registrazione una tantum, tuttavia, può anche avere senso usare il Call Recorder, dato che qui non c'è bisogno di sottoscrivere un abbonamento annuale, ma solo di acquistare credito individuale.

Per registrare le chiamate WhatsApp su dispositivi iOS, l'app TechSmith Capture può anche essere scaricata (a https://apps.apple.com/de/app/techsmith-capture/id1266321056). Il fornitore terzo è gratuito. Questo può essere usato per registrare lo schermo e l'audio.

Per Android raccomandiamo:

Registrazione delle chiamate - Cube ACR (Android)

• Download gratuito (nel Play Store all'indirizzo https://play.google.com/store/apps/details?id=com.catalinagroup.callrecorder)
• Contiene pubblicità
• Abbonamento premium possibile senza pubblicità (da 1,98 euro)

Call Recording - Cube ACR è un'applicazione gratuita per dispositivi Android. Nella versione standard, viene visualizzata la pubblicità. Per una versione senza pubblicità, l'abbonamento premium può essere prenotato. Questo offre anche funzioni aggiuntive, come il salvataggio in diversi formati, il salvataggio e il ripristino automatico nel cloud storage, l'impostazione di un blocco PIN, la marcatura di un'area di registrazione scuotendo il telefono cellulare e molto altro. Anche senza un abbonamento premium, l'applicazione offre tutte le funzioni necessarie per registrare le telefonate. Oltre alle chiamate via telefono, una varietà di servizi sono supportati, tra cui Skype, Viber, WhatsApp, Hangouts, Facebook e WeChat.

La registrazione può iniziare automaticamente se un segno di spunta corrispondente è stato impostato nell'app. Inoltre, la registrazione può anche essere limitata solo a certi contatti e altri contatti possono essere esclusi. Una funzione aggiuntiva è quella di migliorare la qualità del telefono rendendo le voci più forti.

Tutto sommato, l'applicazione ha un design chiaro e facile da usare e offre tutte le funzioni che sono utili per una registrazione di buona qualità delle telefonate gratuitamente.

Registrare Skype

Un modo per registrare interviste a distanza è quello di registrare chiamate o anche videochiamate via Skype.

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È vantaggioso se tutti i partecipanti sono utenti Skype, ma secondo Skype questo non è necessario. Sono necessari anche un computer o un dispositivo mobile con un microfono e un altoparlante e una connessione internet o dati. Skype può essere installato gratuitamente a questo link: https://www.skype.com/de/thank-you-skype/.

Skype è disponibile per Windows, Mac OS X e Linux. Inoltre, Skype può essere installato su dispositivi mobili Android (ad esempio nel Google Play Store) e iPhone (ad esempio nell'App Store).

Skype è molto diffuso e permette di chiamare in tutto il mondo tramite WLAN o una connessione dati mobile. Nella maggior parte dei casi, questi sono addirittura gratuiti. È facile da usare e offre molte funzioni aggiuntive, come la funzione di traduttore. Un acquisto ha quindi senso anche al di là della registrazione delle interviste.

La registrazione è basata sul cloud, quindi non viene utilizzato spazio di archiviazione sul proprio dispositivo. Cosa significa questo per la protezione dei dati è spiegato più avanti. In linea di principio, tuttavia, ogni partecipante alla chiamata è avvisato dell'inizio della registrazione, in modo che nessuna registrazione possa avvenire di nascosto. Se una schermata del desktop viene condivisa durante l'intervista, anche questo viene registrato.

Non appena un partecipante interrompe la registrazione, termina la chiamata o lascia la chiamata di gruppo, la registrazione viene terminata e la registrazione completata viene pubblicata nella chat di Skype dove si è svolta la chiamata. La registrazione è poi disponibile nella chat per 30 giorni. Durante questo tempo, la registrazione può essere scaricata e salvata localmente. Si può registrare un massimo di 24 ore, altrimenti è possibile dividere la chiamata in più file.

Nel caso di un'intervista con due persone, una persona può semplicemente chiamare l'altra e seguire i passi descritti di seguito per registrare la chiamata. Nel caso di una chiamata tra più persone, è utile iniziare una riunione. Skype genererà un link che può essere inviato o condiviso con altri partecipanti. Poi la chiamata può iniziare. Questo può anche essere creato per un giorno specifico ad un'ora specifica.

Questo avvia la registrazione:

1. Durante la chiamata, clicca sui tre punti (...) per aprire altre opzioni.
2. Sul desktop: Iniziare la registrazione click.
3. Sul dispositivo mobile: toccare il cerchio.
4. Viene visualizzato un banner che informa che la registrazione sta per iniziare.

Questo è il modo in cui viene salvata la registrazione di Skype:

1. Nella chat:
   Sul desktop: Su più opzioni click.
   Sul dispositivo mobile: Mettere in pausa la registrazione della chiamata.
2. Scaricare e salvare la registrazione come file MP4:
   Sul desktop: Selezionate Save as Downloads per salvare il file nella cartella Downloads o selezionate Save as per specificare una posizione.
   Sul dispositivo mobile: Selezionare Salva per salvare la registrazione in Le mie registrazioni.

Ecco come condividere la registrazione di una chiamata Skype:

1. Nella chat:
   Sul desktop: Su più opzioni click.
   Sul dispositivo mobile: Mettere in pausa la registrazione della chiamata.
2. Selezionate Forward per condividere la registrazione con un'altra chat
   .

Altre opzioni:

• Seleziona i messaggi
• Rimuovi
• Segnala (come abuso o spam)

Registrare Google Hangouts

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Con Google Hangouts, è possibile telefonare e inviare messaggi di testo tramite WLAN o una connessione dati mobile.

Il prerequisito per questo è un account Google, un computer o un dispositivo mobile con un microfono e un altoparlante, e una connessione internet o dati. Inoltre, è possibile tenere una conversazione in chat o avviare una videochiamata Hangout.

Nel frattempo, il classico Hangouts viene ulteriormente sviluppato in due prodotti: Hangouts Chats e Hangouts Meet. Il passaggio è previsto per la seconda metà del 2020. Hangouts Meet è uno strumento per le videoconferenze che può essere utilizzato su computer e smartphone.

Questo permette di registrare le registrazioni. Per questo, è necessario anche G-Suite, che può essere provato gratuitamente
(https://gsuite.google.com/intl/de/?utm_campaign=apps-help-centerpromotion&utm_medium=et&utm_source=apps-help-center&utm_content=de&ctx=182076).

Come registrare con Google Hangouts:

1. Attivare Google Drive. Qui è dove viene salvata la registrazione.
2. Abilita la registrazione per Meet. Se l'impostazione deve essere applicata solo a certe persone, combina gli account degli utenti in un'unità organizzativa o aggiungi le persone a un gruppo di configurazione.
3. L'impostazione corrispondente deve essere attivata da un amministratore di G Suite (per saperne di più nella sezione seguente) in modo che altre persone possano vederla in seguito.
4. Gli istruttori del corso possono registrare una videoconferenza se sono collegati al loro account G Suite, per esempio in Gmail. Questo non si applica ai partecipanti ai corsi.

Nella registrazione, l'oratore attivo e tutti i contenuti presentati sono mostrati. Altre finestre o notifiche non sono visibili.

Le registrazioni sono salvate nella cartella Google Drive dell'organizzatore sotto "registrazioni dell'incontro". L'organizzatore e anche la persona che ha iniziato la registrazione, se applicabile, riceveranno una e-mail con un link alla registrazione. Questo link viene anche aggiunto all'appuntamento del calendario.

Tutte le persone coinvolte sono informate quando la registrazione viene avviata o interrotta.

Accedi a G Suite come amministratore:

1. In qualsiasi browser web, richiamate l'URL admin.google.com.
2. Clicca su Aggiungi account.
3. Nella pagina di accesso, inserisci l'indirizzo e-mail e la password per l'account di amministratore.

L'amministratore ha permessi speciali e può gestire servizi per altri utenti dell'organizzazione.

Zoom record

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Un provider non ancora molto conosciuto, ma molto potente per le interviste a distanza è Zoom (www.zoom.us).

La funzionalità di base è paragonabile a quella di Skype, per cui i partecipanti a una conversazione non hanno bisogno del proprio account Zoom.

Come moderatore, dopo esserti registrato una volta, puoi generare un link a una riunione e usarlo per invitare uno o più partecipanti. La riunione è poi possibile con una traccia audio o video e sono anche disponibili le solite funzioni per condividere il proprio schermo con gli altri o le chat parallele.

Le conversazioni possono essere registrate tramite Zoom come spiegato nel seguente video:

Lozoom è mantenuto semplice e autoesplicativo e può essere utilizzato in modo intuitivo; ci sono app corrispondenti per gli smartphone. Zoom ha un'area di aiuto e supporto dettagliata per le domande. Tuttavia, alcuni dei video di aiuto e dei testi forniti sono disponibili solo in inglese.

In diversi test, la qualità del suono e del video è stata buona e stabile senza cadute, a condizione ovviamente che tutti i partecipanti avessero una connessione internet sufficientemente veloce.

C'è una versione gratuita "Basic". Come restrizione, le discussioni di gruppo sono limitate a una durata massima di 40 minuti. La connessione si disconnette automaticamente e si dovrebbe iniziare una nuova discussione di gruppo per continuare. Nell'account "Pro" per 13,99 euro al mese, non c'è questo limite.

Nella versione gratuita, l'intervista può essere salvata sul computer dell'utente. Questa funzione di registrazione è molto conveniente. L'unica cosa importante è assicurarsi che ci sia abbastanza spazio libero sul proprio computer. I file video in particolare possono occupare rapidamente diversi gigabyte di spazio di archiviazione.

Tale registrazione sul proprio dispositivo non è possibile se si utilizza Zoom come moderatore tramite un dispositivo mobile. Nella versione pro a pagamento, l'archiviazione nella nuvola di Zoom è possibile. L'account "Pro" include 1 GB di spazio di archiviazione, ma questo si esaurisce rapidamente per le registrazioni video. Lo spazio di stoccaggio aggiuntivo può essere acquistato ad un costo aggiuntivo.

Se è necessaria solo la traccia audio di una conversazione, questa può naturalmente essere registrata anche su un dispositivo mobile con accanto una macchina per dettare.

Zoom ha ricevuto molta attenzione, soprattutto dopo la crisi di Corona. Tuttavia, questo ha anche portato alla scoperta di alcune vulnerabilità nella protezione dei dati. Secondo le informazioni dell'azienda stessa, questi sono stati rettificati - vedi anche ulteriori informazioni su questa pagina.

Mostra materiale illustrativo online

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Nelle interviste a distanza, l'interazione faccia a faccia è limitata e le possibili incomprensioni non sono immediatamente visibili attraverso i segnali non verbali. Una buona preparazione è quindi importante.

Le informazioni di base rilevanti , per esempio una guida all'intervista, dovrebbero idealmente essere scambiate in anticipo via e-mail. In questo modo l'intervistatore può stampare questi documenti e prepararsi bene.

Durante l'intervista, si può condividere lo schermo con l'altra persona quando si usano strumenti di videoconferenza come Skype o Zoom. Questo permette all'intervistatore di vedere materiali aggiuntivi senza doverli fornire come file. È anche possibile che l'intervistato condivida il suo schermo per fornire i propri documenti all'intervistatore per illustrare le sue risposte.

Interviste scritte a distanza

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A volte una conversazione diretta per telefono o video non è possibile o non è desiderata. Questo può essere il caso, per esempio, se i requisiti tecnici non sono soddisfatti o se il partner dell'intervista vuole semplicemente evitare la necessità di una risposta spontanea alle domande.

Una forma molto classica di colloquio a distanza è la versione scritta, in cui le domande vengono inviate all'intervistatore e si risponde per iscritto. Questo è possibile nel modo classico per posta o anche per e-mail o tramite uno strumento di chat come WhatsApp. Le domande possono poi essere chiarite in un altro round scritto.

In alcuni casi, questa variante scritta è anche combinata con un'intervista, per esempio quando i fatti o le informazioni di base sono prima chiariti attraverso uno scambio scritto e poi la conversazione personale è usata per interpretarli.

L'esperienza ha dimostrato che questo tipo di intervista comporta il rischio di notevoli ritardi nelle risposte o addirittura una completa interruzione dell'intervista da parte dell'intervistato. È quindi raccomandato solo in casi specifici ed eccezionali in cui le condizioni quadro lo impongono.

Protezione dei dati per interviste a distanza

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Prima di tutto, i requisiti di protezione dei dati per le interviste in loco si applicano anche alle interviste a distanza. Il modulo di consenso può anche essere firmato digitalmente, per esempio via e-mail, senza problemi.

La particolarità delle interviste a distanza, tuttavia, è che il software utilizzato per questo scopo rappresenta un mezzo aggiuntivo che necessariamente ottiene anche l'accesso ai dati raccolti. Le informazioni confidenziali non rimangono più esclusivamente all'intervistatore, ma sono accessibili anche all'azienda che fornisce il software. Di conseguenza, un intervistatore non può mai garantire al suo interlocutore un trattamento riservato al cento per cento dei dati raccolti.

Soprattutto con i fornitori basati su internet come Zoom, ci sono stati ripetuti rapporti nelle ultime settimane riguardo alle lacune nella protezione dei dati o il passaggio dei dati ad altre aziende (ad esempio Facebook). Secondo le dichiarazioni dell'azienda stessa, queste debolezze sono state risolte nel frattempo, vedi descrizione più dettagliata qui.

Tuttavia, programmi come Skype o Zoom possono ancora essere utilizzati per interviste a distanza. Tuttavia, è importante segnalare in anticipo le linee guida separate per la protezione dei dati dei produttori. Gli utenti devono comunque essere d'accordo con questi all'avvio del software, quindi questo è già fatto se l'interlocutore usa il programma per scopi privati, per esempio.

Tuttavia, è problematico che con gli attuali fornitori le registrazioni sono memorizzate per un certo periodo di tempo. Inoltre, si tratta di aziende che hanno la loro sede centrale negli Stati Uniti e quindi non sono soggette al GDPR. Tuttavia, tutti sono conformi allo scudo per la privacy UE-USA e allo scudo per la privacy Svizzera-USA. Inoltre, un contratto separato di elaborazione degli ordini che soddisfa i requisiti dell'articolo 28 del GDPR può essere concluso con il rispettivo fornitore per garantire il rispetto della protezione dei dati.

Se un'intervista personale non è possibile e si devono discutere contenuti particolarmente critici o esplosivi, allora ci sono anche fornitori di software appropriati per questo, che pongono particolare enfasi sulla sicurezza dei dati. Qui raccomandiamo, per esempio, il fornitore di servizi di conferenza "DFNConf" sviluppato dal German Research Network, per il quale, tuttavia, l'appartenenza a un istituto di ricerca è un requisito obbligatorio. Altre alternative con comunicazione criptata e maggiore attenzione alla protezione dei dati sono i due strumenti "Jitsi-Meet" e "Nextcloud Talk".

Tuttavia, a causa dell'uso meno diffuso dei provider, qui si deve fare a meno di molte funzioni. In questi casi, l'intervista può essere condotta anche per telefono o per iscritto, nel qual caso non c'è un terzo fornitore dove i dati possono essere conservati.

Tutto sommato, le interviste in tutti i contesti comuni possono anche essere condotte senza problemi come un'intervista a distanza con il software appropriato. Tuttavia, è sempre importante indicare esplicitamente al partner dell'intervista le linee guida applicabili sulla protezione dei dati del rispettivo fornitore. Potrebbe anche avere senso concludere un accordo separato per l'elaborazione degli ordini con la società che fornisce il software.

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